學校將可否將同意書改為告知聲明?

張貼日期：Sep 03, 2015 12:48:28 PM

學校是否可以不用同意書而改為告知聲明，可以考量下列幾點

1.同意書改為告知聲明，明確的法源依據

由於目前法務部的函釋(如101年11月1日，法律字第 10103109040 號)認為私立學校為非公務機關，適用個資法上關於非公務機關的法律規定。

雖然此項見解與實務認定私立學校乃受國家委託行使「實施教育」的公權力有所出入，惟在法務部進一步說明之前，私立學校既被認定為個資法上的非公務機關，則與學生間應可認定成立學理上的「在學契約」；而與教職員工間則成立「聘僱契約」。

因此符合個資法第19條第1項第2款的合法蒐集要件，並須在蒐集個資時依個資法第8條第1項規定告知法定事項。

但如將來法務部闡明私立學校因受託行使公權力而亦適用個資法上的公務機關法律規定，則依實務目前傾向的解釋，私立學校蒐集學生及教職員的個資便可適用個資法第15條第1款「公務機關執行法定職務必要範圍內」而合法蒐集，且依個資法第8條第2項第2款前段規定，於「公務機關執行法定職務所必要」的情況下甚至可以不需要告知法定事項。

惟學校仍須注意僅得在與蒐集個資的特定目的(如人事管理、教育與訓練行政、學生資料管理等)有正當合理關聯的「必要」範圍內蒐集最少的個人資料，自不待言。

2.依契約與類似契約關係，依法授權可蒐集處理的個資類別有哪些

按「個人資料之蒐集、處理或利用，應尊重當事人之權益，依誠實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。」此為個資法第5條所明定，亦明白闡釋個資法保障人格權並促進個資合理使用的立法精神。

據此，學校蒐集個資依法應有「特定目的」始得合法蒐集(個資法第15條、第19條)，且該「特定目的」應與學校「實施教育」此項職務有正當合理關聯，如「人事管理」、「教育或訓練行政」、「學生資料管理」、「場所進出安全管理」等。

是以，在不同作業流程會因目的不同而有不同範圍及類別的個資可以蒐集，無法一一列舉。學校應視各種場合蒐集個資的目的而分別以「必要原則」判斷所能蒐集的最小範圍個人資料。

3.列於告知聲明的個資項目類別外，需要當人同意，會需要更多不同的同意書

如前所述，是否超出蒐集目的範圍須視實際情況而定，舉例而言，在新聘教師時為「人事管理」的目的而蒐集老師的「聯絡方式」應可認為與特定目的相符，但若蒐集老師的「婚姻狀況」則或有超出範圍的爭議。

惟此項爭議應可以「由老師自由選擇是否提供該個資」的方式解決，並搭配個資法第8條第1項第6款明確告知「不提供將對其權益之影響」(如「將無法參加本校教職員的婚友配對活動」)，以此保障當事人的「資訊自主權」，又可合法蒐集個資以茲利用。

惟在不同情況基於不同目的而蒐集個資時，應該有不同的告知聲明，方可符合個資法對於當事人權利的保障。

因此使用告知聲明是可行的，但該聲明僅係踐行個資法的告知義務（個資法第8、9 條），並不代表只要有聲明即可任意利用教職員工生的個資。各單位利用個人資料仍應注意是否有特定目的之外之利用。若有，仍應取得當事人書面同意。